We zijn in gesprek met Chris van der Maten, projectleider Vastgoed bij Monuta en Gerrit van der Vegt, vertegenwoordiger en adviseur Building Control. Als aan Chris wordt gevraagd hoe de samenwerking wordt ervaren, dan heeft hij meteen een helder antwoord: “Ze doen waar ze goed in zijn; ik hoor geen verkooppraatje, maar een nuttig advies.”

Dat advies is hoe dan ook nooit een overbodige luxe. Monuta beheert namelijk ongeveer 100 panden in Nederland, waaronder zeven crematoria, drie begraafplaatsen en vele uitvaartcentra. “Als organisatie hebben wij te maken met vele externe leveranciers,” vertelt Chris. “Van de bakker en de bloemist tot aan het rouwvervoer. Per cluster hebben we diverse partijen waarmee we samenwerken, die op gezette tijden makkelijk toegang moeten kunnen hebben tot een gebouw. Een effectief sluitplan is dus noodzakelijk. Natuurlijk begrijpen wij ook dat dit niet meer werkt met alleen maar fysieke sleutels. We zijn dus nu de slag aan het maken om onze gebouwen te digitaliseren.”

Die digitalisering geldt overigens ook voor de klanten. Monuta biedt nabestaanden de mogelijkheid om in de dagen voor de uitvaart gebruik te maken van 24-uurs rouwkamers. Zo kunnen zij op ieder gewenst moment bij hun overleden dierbare zijn om afscheid te nemen. “Iedereen zal begrijpen dat dit niet goed functioneert met fysieke sleutels. Want, als er onverhoopt en uiteraard ook niet-opzettelijk sleutels kwijtraken, dan moet je meteen een nieuwe cilinder plaatsen. Dat kost geld, tijd en energie. Nu hebben we – na advisering van Mastermate – gekozen voor een tag systeem. Onze klanten en leveranciers ontvangen een tag die is voorgeprogrammeerd. Mocht een tag dan toch nog kwijtraken, dan is die via het systeem definitief te annuleren. We hoeven dan geen nieuwe cilinders te plaatsen.”

Volgens Gerrit is deze concrete uitdaging ‘niet enorm ingewikkeld’. Anderzijds realiseert Gerrit zich dat hij (en dus ook Building Control) heel dicht bij de kwaliteit van de dienstverlening die Monuta ambieert komt. “We realiseren ons goed dat de medewerkers van Monuta te maken hebben met mensen die per definitie emotioneel zijn, omdat ze een dierbare hebben verloren. Monuta wil daarom vooral een gebruiksvriendelijk systeem. Maar tegelijkertijd moet dit ook in één keer goed gaan. Het is hele kwetsbare dienstverlening. Daar voelen we ons eigenlijk medeverantwoordelijk voor. Het is dus niet alleen een zoektocht geweest naar een slim, effectief en concurrerend sleutelplan; het was ook een zoektocht om de dienstverlening van Monuta te garanderen.”

Chris knikt. “De technologische ontwikkelingen schrijden echter voort. Want, die tag is uiteraard nog niet het eindstation. Ik verwacht dat binnen afzienbare tijd onze klanten – en onze leveranciers – via de Smartphone deuren moeten kunnen openen. Deuren worden op een andere wijze aangestuurd. Uiteraard hebben we het daarover. We verwachten die kennisontwikkeling ook bij onze leverancier.”

Gerrit vult hier op aan: “Gemiddeld twee keer per jaar organiseren we dan ook een sessie met Monuta om deze ontwikkelingen te bespreken en te bezien waar de kansen liggen. Want, Monuta wil vanzelfsprekend die kansen vertalen naar een nog betere dienstverlening voor hun eigen klanten.”