Waar een monteur van Mitros Onderhoudsgroep, onderdeel van de woning- corporatie Mitros uit Utrecht, aanvankelijk zes klussen per dag uitvoerde, komt hij nu tot wel tien of meer. Een efficiencyslag die Mitros en Mastermate samen maakten door te kiezen voor een partnership, dat is gebaseerd op visie en vertrouwen. "Wij hoeven geen voorraad meer te houden en onze monteurs zijn enkel nog bezig met de uitvoering van hun opdrachten. Alle besognes rond de inkoop en de toelevering van materialen ligt in handen van Mastermate", zeggen Anko van Duinen, directeur van Mitros Onderhoudsgroep en Ron Sierink, inkoopcoordinator, enthousiast.

50 Monteurs die zich alleen met de uitvoering van hun taak hoeven bezig te houden. Die niet regelmatig heen en weer rijden naar de leverancier omdat ze een onderdeel missen. Die 's morgens direct naar hun klant rijden en niet eerst naar de groothandel of naar het magazijn. Iedereen kan simpel berekenen hoeveel tijd men daarmee wint, hoeveel efficiënter men werkt en hoeveel transparanter de inkoop wordt. Bijkomend voordeel is dat Mitros geen magazijn en geen magazijnbeheer meer heeft en administratief niet wordt overladen met tientallen inkoopbonnen van monteurs die allemaal hun eigen schroefjes en buisjes gingen afhalen.

Efficiencyslag

Deze visie op inkoop ontstond 5 jaar geleden toen Anko van Duinen werd aangesteld als directeur van M.O.G. (Mitros Onderhoudsgroep). Hij overzag het grote aantal inkoopbonnen dat maandelijks op zijn bureau belandde en hoeveel tijd er gemoeid was met het afhalen van die materialen. Ook zag hij de inefficiëntie van het zaken doen met liefst 37 leveranciers. Met visie en beleid werd dat aantal teruggebracht naar 1 leverancier voor al het kleinere grijpmateriaal en 3 voor het totaal.

Verantwoordelijkheid bij Mastermate

Nu ligt de logistieke verantwoordelijkheid dat de monteurs over voldoende materialen beschikken bij Mastermate. Elke onderhoudsauto is voorzien van een handheld en elk artikel kent een barcode, waardoor Mastermate via een IT-verbinding precies kan zien hoeveel voorraad er in de verschillende auto's aanwezig is. Mastermate houdt elke twee dagen de voorraden van de monteurs op peil. Heeft een monteur onverwacht iets niet voorradig, dan komt de zogenaamde 'pizzakoerier', het betreffende artikel zo snel mogelijk brengen. De monteur gaat niet van zijn werkplek en kan de uitvoering gewoon vervolgen. Met als resultaat een snellere uitvoering van de opdrachten en minder overlast voor de bewoners. Dat laatste is zeker in deze tijd van essentieel belang. De bewoner staat op primair in de visie van Mitros, die er alles aan gelegen is om de onderhoudsklussen en reparaties zo snel en efficiënt mogelijk uit te voeren.

Pro-actief beleid

Van Duinen: "Van een reactief inkoopbeleid zijn we overgegaan op een pro-actief beleid. Niet afwachten tot iets er niet meer is en dan zelf halen. Maar actief inspelen op voorraadbeheer en zorgen dat de monteurs zich niet met de inkoop hoeven bezig te houden."

Mitros koos bewust voor een partnership met Mastermate Brugman, een relatie die al 20 jaar bestaat. Van Duinen: "Het is belangrijk als onderhoudsdienst verder te kijken dan de inkoopprijs. Doorslaggevend zijn de kosten van de totale dienst, inclusief uitvoering. Juist daarin hebben we een grote efficiencyslag gemaakt." Maar voegt Anko van Duinen er aan toe: "De voorwaarden die nodig zijn om dit partnerschip te doen slagen zijn: vertrouwen, visie en transparantie.

www.mitros.nl